Vivir en un edificio con varios propietarios implica la necesidad de gestionar los espacios comunes y establecer normas de convivencia. Para ello, se crea una figura legal llamada comunidad de propietarios.
Si te encuentras en la situación de tener que constituir una comunidad de propietarios, este post te guiará paso a paso en el proceso.
¿Qué es una comunidad de propietarios?
Una comunidad de propietarios es una entidad compuesta por todos los propietarios de las viviendas, los locales y los garajes que integran un edificio o una urbanización y que tienen en copropiedad las zonas comunes.
A efectos legales, una comunidad de propietarios es una entidad jurídica con reconocimiento legal.
Por lo general, los propietarios que adquieren una propiedad pasan a formar parte de la comunidad de vecinos que exista en el edificio o urbanización pero, en ocasiones, es necesario constituir de cero la comunidad de propietarios.
¿Quieres formar tu propia comunidad de vecinos? Te facilitamos en este artículo el conocimiento y los pasos necesarios para que puedas llevar a cabo esta gestión, de la manera más práctica.
Antes que nada, debes comprender que normalmente las comunidades de propietarios ya cuentan con una división horizontal preconstituida, la cual, se encuentra debidamente registrada en tu localidad.
Entonces, si quieres constituir formalmente una comunidad, tomando en cuenta que tú eres el propietario, tienes que dividir cada parte de los departamentos para formalizar una constitución de división horizontal, siendo asesorado por un notario.
7 Pasos a seguir para constituir una comunidad de propietarios
Una vez que has decidido constituir una comunidad de propietarios, es crucial seguir una serie de pasos para asegurarte de que el proceso se realice de manera correcta y legal.
Estos pasos te guiarán desde el inicio hasta la formalización de la comunidad, garantizando una gestión eficiente de los espacios comunes y las relaciones entre los propietarios.
1. Acude al registro de la propiedad
El primer paso es verificar el estado actual de la comunidad. Es fundamental conocer si ya existe una comunidad de propietarios constituida en el edificio o la urbanización en cuestión. Para obtener esta información, es recomendable acudir al Registro de la Propiedad del ayuntamiento correspondiente.
La mayoría de las comunidades ya están constituidas y poseen una división horizontal que establece las relaciones entre los copropietarios y sus obligaciones.
En caso de que la comunidad ya tenga esta división, es probable que también cuente con estatutos. Sin embargo, si no se dispone de la escritura de división horizontal, esta deberá realizarse ante notario lo antes posible.
2. Convocar y desarrollar la junta de constitución
Una vez verificado el estado de la comunidad y obtenida la escritura de división horizontal, el siguiente paso es convocar y llevar a cabo la junta de constitución. Esta reunión es fundamental para establecer las bases de funcionamiento de la comunidad y elegir a los responsables de su gestión.
En la junta de constitución se abordarán los siguientes puntos:
- Aprobar la constitución de la comunidad de propietarios: En esta etapa se somete a votación la creación de la comunidad, siendo necesario un voto favorable para su aprobación.
- Elegir a los miembros de la junta de gobierno: Se procederá a designar a los ocupantes de los cargos de presidente, vicepresidente, secretario y vocales, quienes conformarán el órgano encargado de administrar la comunidad.
- Aprobar el estatuto de la comunidad: Se presentará el estatuto, documento que regula las normas de convivencia y funcionamiento de la comunidad, y se requerirá la aprobación unánime de los presentes.
- Designar al administrador de fincas (opcional): En caso de optar por contar con un profesional para la gestión de la comunidad, se procederá a designar al administrador de fincas en la junta.
Además, durante esta reunión se establecerán otros aspectos relevantes, como la duración de los mandatos de los cargos directivos, la aprobación de los estatutos, la fijación de las cuotas de pago y el sistema de recaudación, así como la apertura de una cuenta bancaria comunitaria para la gestión financiera de la comunidad.
3. Redactar el acta de la junta de constitución
Cuando ya se ha concluido la junta de constitución y acordados los puntos relevantes para la comunidad de propietarios, hay que redactar el acta correspondiente.
Este documento es de suma importancia, ya que recoge de manera precisa todos los temas tratados durante la reunión y los acuerdos alcanzados entre los propietarios.
El acta de constitución debe incluir:
- Resumen de los puntos tratados: Se detallarán los temas abordados durante la junta, como la aprobación de la constitución de la comunidad, la elección de los miembros de la junta de gobierno, la aprobación del estatuto de la comunidad y, en su caso, la designación del administrador de fincas.
- Acuerdos establecidos: Se registrarán los acuerdos tomados por los asistentes en relación con cada uno de los puntos tratados. Es importante que estos acuerdos reflejen fielmente la voluntad de los propietarios presentes en la reunión.
- Firmas de los asistentes: El acta debe ser firmada por todos los propietarios que hayan participado en la junta de constitución, como evidencia de su conformidad con los acuerdos alcanzados.
La redacción del acta debe ser clara, concisa y objetiva, asegurando que todos los detalles relevantes queden debidamente documentados para futuras referencias y para cumplir con los requisitos legales establecidos.
4. Legalización del libro de actas
Una vez redactado el acta de la junta de constitución y firmado por todos los asistentes, es fundamental proceder a la legalización del libro de actas de la comunidad de propietarios. Este libro es un documento oficial en el que se registran todas las actas de las juntas celebradas, y su legalización garantiza su validez jurídica.
Los pasos a seguir para la legalización del libro de actas son los siguientes:
- Adquisición del libro de actas: Este libro, que contendrá todas las actas de las juntas de la comunidad, puede obtenerse fácilmente en papelerías o librerías especializadas. Deberá incluir una instancia firmada por el presidente de la comunidad.
- Depósito en el Registro de la Propiedad: Una vez adquirido el libro de actas, la instancia firmada por el presidente deberá ser depositada en el Registro de la Propiedad correspondiente. Este trámite se realiza para proceder a su legalización.
- Recogida del libro legalizado: Tras el depósito en el Registro de la Propiedad, el libro de actas podrá ser legalizado en un plazo de aproximadamente 5 días hábiles. Una vez legalizado, podrá ser recogido y estará listo para ser utilizado como documento oficial de la comunidad de propietarios.
Es importante seguir estos pasos con precisión para garantizar la validez y legalidad del libro de actas, que será un elemento fundamental en la gestión y administración de la comunidad de propietarios.
5. Obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF) de la comunidad
Dado que la comunidad de propietarios posee personalidad jurídica propia, es necesario obtener un Número de Identificación Fiscal (NIF) que la identifique ante la Agencia Tributaria.
Este trámite es esencial para que la comunidad pueda realizar gestiones fiscales y cumplir con sus obligaciones tributarias.
Los pasos para obtener el NIF de la comunidad son los siguientes:
- Acceder a la sede electrónica de la Agencia Tributaria: El trámite para obtener el NIF de la comunidad puede realizarse de manera online a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Cumplimentar el modelo 036/037: Se debe completar el modelo 036 o 037 de la administración tributaria, según corresponda. Este documento recoge información relevante sobre la comunidad de propietarios, como su denominación, domicilio fiscal y actividad económica.
- Adjuntar la documentación requerida: El modelo 036/037 debe ir firmado por el presidente de la comunidad y acompañado de una serie de documentos adicionales. Entre ellos se incluyen una copia del nombramiento del presidente, una fotocopia de su DNI y la escritura de división horizontal del edificio o urbanización.
Una vez cumplimentado el formulario y reunida toda la documentación necesaria, se procede a presentarlo ante la Agencia Tributaria.
Una vez procesado el trámite, la comunidad de propietarios obtendrá su NIF, que será fundamental para realizar trámites fiscales y administrativos en nombre de la comunidad.
6. Contratar un seguro para la comunidad
Es una obligación legal contratar un seguro de responsabilidad civil que proteja los elementos comunes de la comunidad de propietarios ante posibles daños. Este seguro es esencial para cubrir los riesgos que puedan surgir en el mantenimiento y uso de las zonas comunes del edificio o urbanización.
Además del seguro de responsabilidad civil, si te encuentras ejerciendo el cargo de presidente de la comunidad, es recomendable contratar un seguro que brinde tranquilidad y defienda los intereses de la comunidad en diversas situaciones.
En Quality Brokers Zarzo ofrecemos el seguro de Comunidad de Propietarios, que proporciona asesoramiento y defensa legal en una amplia gama de circunstancias. Este seguro incluye la resolución de conflictos, la reclamación de daños y derechos, así como la conexión con servicios especializados.
Al contratar un seguro para la comunidad de propietarios, se garantiza una protección adecuada tanto para los elementos comunes como para los intereses de los propietarios en caso de incidentes o conflictos.E
Es importante considerar las necesidades específicas de la comunidad y seleccionar una póliza que ofrezca una cobertura completa y adecuada a su situación particular.
7. Recomendaciones para la constitución de una comunidad de vecinos
Al constituir una comunidad de propietarios, es crucial promover la participación activa de todos los vecinos. La inclusión de cada propietario en el proceso garantiza una toma de decisiones más amplia y una mayor cohesión comunitaria desde el inicio.
Además, se recomienda encarecidamente buscar asesoramiento profesional. Un abogado especializado en derecho inmobiliario o un administrador de fincas pueden ofrecer orientación experta y garantizar que el proceso de constitución se realice correctamente, en cumplimiento con todas las normativas legales vigentes.
También es fundamental establecer y mantener un libro de actas actualizado. Este documento será el registro oficial de todas las decisiones y acuerdos tomados en las juntas de la comunidad.
Guardarlo en un lugar seguro y accesible para todos los propietarios asegura una gestión eficiente y transparente de la comunidad a lo largo del tiempo.
Siguiendo estas pautas, se puede asegurar una constitución adecuada de la comunidad de vecinos y sentar las bases para una convivencia armoniosa y una gestión efectiva de los espacios comunes.
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